Informace o ochraně osobních údajů

Společnost Aflofarm Czech Republic s.r.o., IČ 08168016, sídlem Vinohradská 33/89, Praha 2 – Vinohrady, PSČ 120 00, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 314099 (dále jen „Společnost“), při své činnosti jakožto správce zpracovává osobní údaje fyzických osob.

Účelem tohoto dokumentu je plnění informační povinnosti správce při zpracování osobních údajů. Společnost je oprávněna tento dokument v případě potřeby aktualizovat. Při každé návštěvě prosím sledujte pečlivě obsah tohoto dokumentu.

Kontakty

  1. Veškeré požadavky, dotazy či uplatnění práv je možné činit na kontaktech uvedených v tomto článku.
  2. Korespondenční adresa: Aflofarm, Vinohradská 33/89, Praha 2 – Vinohrady, PSČ 120 00.
  3. Telefonní číslo: +420 771 151 517.
  4. E-mail: office@aflofarm.cz.

Zpracování osobních údajů při užívání webu

  1. Veškeré informace o zpracování osobních údajů při užívání těchto webových stránek a využití cookies naleznete zde: Zásady cookies.

Zpracování osobních údajů zdravotnických odborníků

  1. Společnost jakožto správce zpracovává osobní údaje osob oprávněných předepisovat nebo vydávat léčivé přípravky (dále jen „zdravotničtí odborníci“) v rozsahu jméno, příjmení, titul(y), adresa (příp. název pracoviště), specializace, kontaktní údaje (telefon, e-mail), údaje vyplývající z prováděných průzkumů trhu, a to pro účely výkonu vlastní obchodní činnosti spočívající v distribuci léčivých přípravků.
  2. Právním základem pro zpracování osobních údajů zdravotnických odborníků je v rozsahu údajů zjišťovaných Společností z veřejně dostupných seznamů profesních komor nebo přímo od subjektů údajů nezbytnost pro plnění oprávněného zájmu Společnosti spočívajícího ve výkonu její podnikatelské činnosti a v případě zpracování údajů vyplývajících z prováděných průzkumů ve spojení s ostatními osobními údaji souhlas zdravotnického odborníka.
  3. Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje zdravotnických odborníků mateřské společnosti. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže.
  4. Osobní údaje zdravotnických odborníků jsou Společností uchovávány po dobu nezbytnou pro stanovený účel zpracování, nejdéle však do odvolání souhlasu, je-li právním základem prováděného zpracování či do podání námitek v případě oprávněného zájmu. Subjekt je oprávněn podat námitky či odvolat souhlas kdykoliv.
  5. Zdravotničtí odborníci mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.

Zpracování osobních údajů v rámci farmakovigilance a VPOIS

  1. Společnost jakožto distributor léčivých přípravků plní v souladu s obecně závaznými právními předpisy povinnosti v oblasti farmakovigilance a provozu veřejně přístupné odborné informační služby (VPOIS), a to v rozsahu jméno a příjmení nahlašujícího/tazatele, titul(y), jsou-li sděleny, adresa pracoviště, kde došlo k nahlášení nežádoucího účinku, kontaktní údaje (e-mail, telefon), jsou-li sděleny, položený dotaz/obsah hlášení nežádoucího účinku.
  2. Právním základem pro zpracování osobních údajů subjektů údajů je plnění právních povinností stanovených dle obecně závazných právních předpisů Společnosti nebo držiteli rozhodnutí o registraci.
  3. Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje subjektů údajů orgánům veřejné moci stanoveným obecně závaznými právními předpisy (např. Státnímu ústavu pro kontrolu léčiv) či mateřské společnosti. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže. Osobní údaje subjektů údajů jsou Společností uchovávány po dobu, po kterou Společnost v souladu s obecně závaznými právními předpisy uchovává příslušnou dokumentaci vztahující se k farmakovigilanci a VPOIS.
  4. Subjekty údajů mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz (po uplynutí doby stanovené právním předpisem), popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.
  5. Poskytování, resp. uchování osobních údajů subjektů údajů je požadavkem vyplývajícím z obecně závazných právních předpisů.

Zpracování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob

  1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje obchodních partnerů – podnikajících fyzických osob a dále osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů pro účely plnění smluv či spolupráce s nimi uzavřených a pro účely jednání o uzavření smlouvy či spolupráce, a to v rozsahu jméno a příjmení, titul(y), jsou-li sděleny, IČ, DIČ, sídlo, příp. další adresa, telefon, e-mailová adresa, číslo bankovního účtu, informace o proběhlých transakcích (u obchodních partnerů), resp. jméno a příjmení, titul(y), jsou-li sděleny, pracovní pozice, telefon, e-mailová adresa (u kontaktních osob obchodních partnerů.
  2. Právním základem pro zpracování osobních údajů obchodních partnerů – fyzických podnikajících osob je nezbytnost pro plnění smluv s nimi uzavřených nebo pro provedení opatření před jejím uzavřením na žádost subjektu. Právním základem pro zpracování osobních údajů kontaktních osob obchodních partnerů je nezbytnost pro plnění smluv a také oprávněných zájmů Společnosti (tj. případná další komunikace s obchodním partnerem), vůči nimž nemají přednost zájmy nebo základní práva kontaktní osoby, například zasílání elektronických zpráv s nabídkou obdobných výrobků.
  3. Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje svých obchodních partnerů orgánům veřejné moci, je-li to vyžadováno obecně závaznými právními předpisy, a mateřské společnosti. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže.
  4. Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob jsou Společností uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu ke Společnosti a dále po dobu trvání zákonných archivačních lhůt (např. ve vztahu k daňovým dokladům) (právním základem je v tomto případě plnění právní povinnosti), příp. lhůt nezbytných pro hájení oprávněných zájmů Společnosti.
  5. Obchodní partneři a jejich kontaktní osoby mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.
  6. Poskytování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob zpracovávaných Společností je u obchodních partnerů samotných či jejich statutárních zástupců smluvním požadavkem Společnosti, přičemž v případě jejich neposkytnutí nebude moci být s obchodním partnerem uzavřena smlouva z důvodu nemožnosti její praktické realizace. Poskytnutí údajů o titulech je u obchodních partnerů i jejich kontaktních osob zcela dobrovolné a na uzavření případné smluvní spolupráce nemá vliv, je-li jiným způsobem ověřena případně požadovaná odbornost obchodního partnera/kontaktní osoby. Proti uchování na základě oprávněného zájmu mohou být podány námitky. Příjem obchodních sdělení elektronickými prostředky může být kdykoliv odmítnut.
  7. Společnost získává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů od těchto obchodních partnerů.

Zpracování osobních údajů osob, které se obrátí na kontakty správce

  1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje osob, které využijí kontakty zveřejněné na webových stránkách či na jiných místech, a to pro účely vyřízení požadavků, navazující komunikaci, splnění nezbytných kroků pro případné vyžádané služby anebo pro účely jednání o spolupráci, a to v rozsahu identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o požadavku a související komunikace včetně případných zaslaných dokumentů.
  2. Právním základem pro toto zpracování je provedení opatření před jejím uzavřením na žádost subjektu.
  3. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže.
  4. Doba zpracování je doba vyřízení požadavku a související nezbytné komunikace a 3 měsíce poté pro případ znovunavázání komunikace.
  5. Zdrojem osobních údajů je přímo subjekt.
  6. Subjekty údajů mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.

Zpracování osobních údajů spotřebitelů a jiných fyzických osob

  1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje spotřebitelů, pacientů či jiných osob, se kterými je Společnost v kontaktu, a to pro účely zasílání informací a novinek, pokud byl udělen příslušný souhlas či pro jiné účely, o kterých je takový subjekt informován, a to v rozsahu identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se stanoveného účelu a související komunikace včetně případných zaslaných dokumentů. Pokud je odsouhlaseno provádění přímého marketingu, společnost může využít segmentaci pro volbu užitečných informací, které budou subjektu zaslány. Pokud je odsouhlasen příjem novinek e-mailem anebo sms, dochází k zasílání obchodních sdělení elektronickými prostředky.
  2. Právním základem pro toto zpracování je souhlas subjektu, oprávněný zájem anebo provedení opatření před jejím uzavřením na žádost subjektu.
  3. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže.
  4. Doba zpracování je stanovena samotným souhlasem či jiným dokumentem, kterým je subjekt o zpracování informován.
  5. Subjekty údajů mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, pokud je právním základem pro zpracování oprávněný zájem anebo je prováděn přímý marketing, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.

Zpracování osobních údajů pro ochranu práv a obranu proti nárokům správce

  1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává nezbytné dokumenty pro případ kontroly ze strany orgánu dozoru, ochranu svých práv, vymáhání nároků a pohledávek či obranu proti uplatněným nárokům.
  2. Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem na ochraně práv správce.
  3. Zpracování probíhá zpracovateli v kategoriích uvedených níže.
  4. Doba zpracování je obvykle nepřekročí tři roky, což je standardní délka promlčecí doby. Doba zpracování neskončí dříve, než samotné případné řízení (správní či civilní).
  5. Subjekty údajů mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.

Práva subjektů údajů

Kterýkoli subjekt údajů, jehož osobní údaje Společnost zpracovává, má následující práva:

  1. právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, tj. právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat k nim přístup, jakož i k informacím uvedeným v čl. 15 odst. 1 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“);
  2. právo na opravu svých osobních údajů v případě jejich nesprávnosti či nepřesnosti;
  3. právo žádat po Společnosti za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR výmaz svých osobních údajů a úplné ukončení jejich zpracování, zaniknou-li veškeré právní důvody pro jejich zpracování;
  4. právo na omezení zpracování v případech uvedených v čl. 18 odst. 1 GDPR (zejm. pokud subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů nebo vznesl námitku proti jejich zpracování);
  5. právo vznést námitku proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů;
  6. právo vznést kdykoli námitku proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu;
  7. právo na přenositelnost osobních údajů, tj. právo na získání osobních údajů o něm zpracovávaných ze strany Společnosti ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a jejich předání jinému správci, pokud je zpracování založeno na jeho souhlasu nebo smlouvě s ním uzavřené a pokud se zpracování provádí automatizovaně;
  8. právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li právním důvodem pro jejich zpracování, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním;
  9. právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Kategorie zpracovatelů

  1. Auditorské, právní a účetní společnosti,
  2. Přepravní a poštovní služby,
  3. dodavatelé IT a marketingových řešení.